Estruturação da Organização, definindo papeis, responsabilidades e direitos decisórios

 

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DEFINIÇÃO DO PRINCÍPIO

Para o IBGP a boa governança requer uma estrutura adequada para que as organizações cumpram seus objetivos e alcancem os resultados esperados pelas partes interessadas, porém a definição de papéis, responsabilidades e especificação de direitos decisórios garante que os recursos efetivamente alocados atendam ao interesse público e entreguem bens e serviços em conformidade com os propósitos da organização.

BOAS PRÁTICAS

1. Estruturação da Organização

1.1. Os dirigentes do setor público precisam garantir que suas entidades estejam aptas a cumprir seu propósito, o que significa considerar uma governança e estrutura organizacional com recursos humanos, físicos e informacionais adequados que permitam a entrega de bens e prestação dos serviços planejados.

1.2. Todas entidades dependem de uma variedade de recursos e as relações para cumprir com sucesso seu propósito. Esses recursos e os relacionamentos podem ser considerados como diferentes formas de capital que entram, perpassam e saem de cada entidade do setor público. A saber:

  • Capital financeiro;
  • Capital manufaturado;
  • Capital intelectual;
  • Capital humano;
  • Capital social e relacional; e
  • Capital natural.

1.3. Os dirigentes devem rever regularmente as operações e realizações da entidade, para garantir a sua eficácia e, à luz das mudanças e dos desafios internos e externos, assegurar recursos para o futuro.

1.4. Os dirigentes devem avaliar alternativas para melhoria de processos internos e soluções para problemas de recursos, incluindo opções de outsourcing, avaliando boas práticas no setor público (principalmente com entidade congêneres), no setor privado e em entidades sem fins lucrativos.

1.5. Os dirigentes do setor público devem encontrar um equilíbrio adequado entre a aquisição de novos funcionários, o desenvolvimento de pessoal existente e/ou a contratação de terceiros para a realização de suas atividades. É fundamental a identificação dos tipos de habilidades e conhecimentos necessários, bem como o planejamento de capacidades para o futuro, considerando a perspectiva de demanda e os recursos existentes para projeção qualitativa e quantitativa de recursos para a entidade.

1.6. Os dirigentes devem garantir que os processos de aquisição de bens e serviços, que são particularmente vulneráveis à corrupção, sejam bem geridos e baseados em princípios éticos, transparência e prestação de contas. Também, devem focar nos propósitos e objetivos da entidade, incluindo a preservação e gestão eficiente dos recursos públicos.

2. Uso de tecnologia de informação e comunicação

2.1. Os dirigentes devem se valer das mídias sociais e tecnologias da informação e comunicação (TIC) para promover a boa governança em três formas básicas:

  • Aumento da transparência, da prestação de contas e das informações para o controle social;
  • Facilitar a tomada de decisão tornando-a precisa, tempestiva e amplamente participativa (envolvimento das partes interessadas); e,
  • Melhorar a eficiência na entrega de bens e na prestação de serviços públicos.

2.2. A implantação de novas tecnologias também pode representar sérios riscos e causar muitos problemas quando os aspectos técnicos ou organizacionais da sua implementação e operação não são devidamente planejados e geridos. Pessoal qualificado será necessário durante e após a implementação das soluções tecnológicas.

2.3. Os dirigentes devem aprovar a estratégia de TIC e garantir que haja uma supervisão adequada desses projetos, certificando-se de que o nível gerencial acompanhe as questões de segurança das soluções de TIC, quer seja desenvolvido in-house ou terceirizado.

3. Definição de papeis, responsabilidades e direitos decisórios

3.1. Os dirigentes das entidades do setor público são eleitos ou nomeados para dirigir e controlar as organizações de serviços públicos dentro interesse público. As principais funções dos dirigentes são:

  • Estabelecer a direção e os objetivos estratégicos da organização, em conjunto com os gestores;
  • Assegurar a prestação de contas ao público sobre o desempenho da organização;
  • Garantir que a organização seja gerida com probidade e integridade.

3.2. Os dirigentes devem definir estratégias e garantir que elas sejam implementadas, assegurando que a organização atinja seus objetivos e resultados, sendo responsável por:

  • Alocar recursos e monitorar o desempenho da organização e dos gestores;
  • Delegar e acompanhar atribuições para os gestores;
  • Supervisionar as atividades de nomeação e contratação de gestores e certificar-se que mecanismos de gestão eficaz sejam utilizados;
  • Compreender, acompanhar e gerir os riscos organizacionais.

3.3. Os dirigentes devem se valer de várias estratégias para cumprir suas funções primárias, dentre outras incluem:

  • Construtivamente desafiar e avaliar o desempenho dos gestores;
  • Garantir que a voz da opinião pública seja ouvida na tomada de decisões;
  • Forjar parcerias estratégicas com outras organizações.

3.4. Os dirigentes devem garantir que todos os interessados conheçam claramente as funções da governança, as suas próprias funções e responsabilidades, bem como as funções e responsabilidades dos outros.

3.5. Os dirigentes também devem assegurar que todos exerçam de maneira consistente as suas funções, contribuindo com os seus pares, e focando nos propósitos da entidade e o bem do interesse público.

3.6. O papel e as responsabilidades dos assessores ou conselheiros, podem incluir:

  • Contribuição para o cumprimento das estratégias definidas: conselheiros trazem uma gama de perspectivas para o desenvolvimento estratégico e para tomada de decisão;
  • Assegurar que os acordos de gestão sejam eficazes e que uma equipe de alto nível esteja disponível para a consecução desses acordos;
  • Delegação de atividades: conselheiros ajudam a esclarecer quais as decisões são reservadas para os dirigentes, que podem delegar as demais para os gestores;
  • Acompanhamento dos gestores: os dirigentes delegam atribuições para os gestores. Conselheiros têm um papel vital em manter o acompanhamento do desempenho dos gestores no cumprimento dessas responsabilidades;
  • Evitar envolvimento em questões operacionais para as quais a responsabilidade é delegada aos gestores.

3.7. O presidente e executivo-chefe devem compartilhar o papel de liderança. O papel do presidente é liderar os dirigentes, garantindo a contribuição eficaz para a governança da organização; e o executivo-chefe é o líder da organização na implementação da estratégia e na gestão da prestação de serviços. Uma boa relação de trabalho entre os dois pode contribuir significativamente uma governança eficiente e eficaz.

3.8. O presidente deve clarificar que todos os membros do conselho de dirigentes têm uma responsabilidade coletiva pelas decisões tomadas e têm igual status nas discussões.

3.9. O presidente deve orientar dirigentes que não respeitam objeção construtiva dos outros membros ou atitudes que se coadunam com a responsabilidade coletiva para o cumprimento do propósito da organização e para o trabalho em prol dos resultados pretendidos para os cidadãos e usuários dos serviços públicos.

4. Governo e relação com o público

4.1. Os dirigentes e as organizações que administram devem ser claros sobre a natureza da sua relação com o público. O papel dos dirigentes é dirigir e controlar a organização dentro do interesse público, assegurando a correta prestação de contas às partes interessadas.

4.2. Administradores do serviço público, ou são eleitos diretamente pelo público ou nomeados por dirigentes e/ou pelo governo central. Mas todos são responsáveis perante o público e devem desenvolver e aprimorar um diálogo que permita a correta conexão da organização com o público que serve.

4.3. O processo eleitoral fornece um mecanismo de prestação de contas adicional para dirigentes eleitos e eles podem dizer que representam o público, no sentido democrático de “representar”.

PONTOS DE AVALIAÇÃO

Para esse princípio o IBGP recomenda os seguintes controles, identificados a partir de vários práticas e frameworks de governança pública em todo o mundo:

  • Definir e alocar estrutura organizacional compatível com os objetivos institucionais
  • Definir Papeis e Responsabilidades

PA-1. Definir e alocar estrutura organizacional compatível com os objetivos institucionais

PA-1.1. Os dirigentes devem desenvolver as capacidades da entidade para responder à demanda existente, às exigências legais e políticas, bem como às mudanças e riscos econômicos, políticos e ambientais, que tanto influenciam os resultados pretendidos ou os serviços projetados.

PA.2. Definir Papeis e Responsabilidades

PA-2.1. Os dirigentes devem definir claramente, num documento público, a sua abordagem para a realização de cada uma das funções de governança, incluindo o processo acordado com os gestores, para a realização dos objetivos definidos e das estratégias a serem implementadas.

PA-2.2. Os dirigentes devem explicar, para cada função sob sua responsabilidade, como (e por que) sua estratégia é apropriada ao tamanho e a complexidade da organização.

PA-2.3. Os dirigentes devem ser claros sobre as responsabilidades dos gestores e técnicos, e devem certificar-se de que essas responsabilidades são realizadas.

PA-2.4. Os dirigentes devem estabelecer uma declaração clara dos papéis e responsabilidades dos conselheiros e gestores e a estratégia para colocar isso em prática.

PA-2.5. Os papéis de presidente e executivo-chefe devem ser separados, estabelecendo a responsabilidade individual e equilíbrio entre a autoridade de um e outro. O presidente e executivo-chefe deve negociar seus respectivos papéis no início do relacionamento (num quadro em que o presidente lidera o órgão de gestão e o executivo-chefe gerencia a organização) e devem explicar estes claramente aos dirigentes e à organização como um todo.

PA-2.6. Os dirigentes devem reconhecer sua responsabilidade coletiva pelas decisões tomadas e comprometer-se em tomar decisões focadas no propósito e objetivos da organização, e não nos interesses de qualquer grupo ou organização específica com a qual eles possam estar associados direta ou indiretamente.

PA-2.7. Os dirigentes devem valorizar as perspectivas que dirigentes nomeados de diferentes origens trazem, mas devem deixar claro que não se espera que estes dirigentes nomeados atuem somente com o ponto de vista ou experiências trazidas do grupo de origem.

PA-2.8. Os dirigentes, se eleitos ou nomeados, devem garantir que a organização se engaje eficazmente com os usuários de serviços públicos e compreenda seus pontos de vista.

MODELO DE MATURIDADE

Para este princípio são considerados os seguintes Níveis de Maturidade conforme Modelo de Maturidade de Governança Pública do IBGP.

Nível 0 – Inexistente

 

Nível 1 – Inicial

 

Nível 2 – Definido

 

Nível 3 – Gerenciado

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